Ideaal vertrekpunt voor versnelling en innovatie

In een tijd van versnelling, vernieuwing en exponentiële groei is er vraag naar een radicale aanpak in het ontwerpen van digitale oplossingen. Sneller, efficiënter en realistischer. Veel sneller. Wat als je in vijf dagen van probleemstelling naar werkbaar prototype zou kunnen werken? Tijd voor de Design Sprint.   

De digitale transformatie, we zitten er middenin. Traditionele bedrijfsmodellen worden vervangen door modellen met “digitaal in het hart”. Alle bedrijven en organisaties veranderen in datagedreven softwarebedrijven. Dat heeft te maken met schalen, exponentieel groeien en geen bezit hebben, maar een platform bieden. Denk aan Uber. En ook nog eens snel, want de concurrentie ligt op de loer. CEO’s worden gék.

Niets is zeker

Nederland zit barstensvol plannen. Innovatie, agile, scale-ups en startups zijn de buzzwords van deze tijd. Grote bedrijven en organisaties als Randstad, IBM en zelfs de overheid investeren volop. Waarom? Omdat ze zelf niet de snelheid hebben om innovaties te doen. Maar ze moeten wél. De wereld is namelijk complexer dan ooit. Niets is meer voorbehouden aan de “zekere” instellingen van vroeger. Voor brood hoeven we allang niet meer naar de bakker; we kopen onze bammetjes gewoon bij de supermarkt, de benzinepomp of op het treinstation. Maar nu is bijvoorbeeld ook de tijd dat je voor je brood of je benzine betaalt via een bankinstelling voorbij. Er zijn alternatieve partijen die daar oplossingen voor bieden. Voor mobiel betalen bijvoorbeeld - met je smartphone of zelfs je smartwatch - staan Apple Pay, Samsung Pay en Android Pay al in de rij.

Radicale aanpak

Grote corporates ontbreekt het dan misschien aan snelheid, maar ze hebben wel veel kennis aan boord. Door die beter te kanaliseren kan die kennis en ervaring veel beter benut worden. Dan moeten ze wél openstaan voor verandering. Dat is de grootste uitdaging. Het is nu actueel, en dat was eind jaren negentig ook al zo. Toen speelde dit spanningsveld zich af op de fysieke markt van productontwikkeling en -design. En daar werd de basis gelegd voor de radicale aanpak die we nu de Design Sprint noemen.

Permanente tijdsdruk

Het Amerikaanse productontwerpbureau IDEO was al eind vorige eeuw aan het pionieren met het anders benaderen van het design van een nieuw (of redesign van een bestaand) product. Dat was destijds tamelijk uniek. Ze doken met een eclectisch team aan deelnemers een loods in om vijf dagen lang onder permanente tijdsdruk tot een fysiek prototype van een product te komen. Of dat nou een tandenborstel was of een winkelwagen. Want, zeiden ze: ‘We zijn geen experts op één bepaald terrein, we zijn experts op het gebied van het proces hoe je dingen ontwerpt.’

Binnen extreem korte tijd

In zo’n gevarieerd team plaatsten ze mensen die bijvoorbeeld juist níét luisterden naar wat de baas wilde. Maar ook een bioloog en een psycholoog. Binnen dat tijdsbestek van vijf dagen maakte het team ook contact met eindgebruikers. Die werden op een bijna antropologische manier benaderd en ondervraagd. Bekijk deze video maar eens, een tv-uitzending gedateerd 13 juli 1999(!) over: Deep Dive, IDEO’s unique brand of brainstorming.

Het geheel komt misschien wat ongeorganiseerd over maar dat is slechts schijn. Het is ‘gefocuste chaos’. En voor elk van de stappen in het traject staat een deadline, want de gedachte is dat je niets voor elkaar krijgt als je niet onder tijdsdruk werkt. Een belangrijk onderdeel van IDEO’s Deep Dive was: vaak falen om sneller te slagen. Klinkt tegenstrijdig maar het werkte wel. Zo bestond het dat ze binnen extreem korte tijd werkbare prototypes produceerden.

Nu meer dan ooit

Het ging zelfs zover dat niet alleen de vraag naar productontwerpen rees, maar ook om de complete zakelijke cultuur binnen een bedrijf of organisatie te (re)creëren. Om een cultuur en een proces te bouwen waarbij je herhaaldelijk en routinematig met geweldige nieuwe ideeën komt. Want dat is wat bedrijven wilden. Willen! Toen al en nu meer dan ooit.

Eind jaren negentig was het proces al: in vijf dagen (en even zoveel stappen) toewerken naar een werkbaar prototype. In samenwerking met de Stanford University is de methodiek van Deep Dive verder geperfectioneerd en uiteindelijk heeft Google de systematiek in een gestructureerd proces voor digitale trajecten ingericht. Zo ontstond vanuit Google Ventures de Google Design Sprint.  

Waarom de Design Sprint? (We hebben toch scrum?)

Nog één keer even terug in de tijd. De oude watervalconstructie werkte allang niet meer. Omdat bijvoorbeeld de kennis van de opdrachtgever niet tot bij de ICT’er kwam. Daar is onder andere de scrummethode voor in de plaats gekomen. Scrummen werkt alleen met een duidelijk stip op de horizon. En een duidelijk doel waar alle stakeholders bij betrokken zijn. Tot zover de overeenkomsten met de Design Sprint.

Kosten besparen

Aangewakkerd door de tijdgeest gaat de Design Sprint nog een flink aantal stappen verder; snelheid is een van de belangrijkste aspecten. Ook benut je de expertise van je IT-leverancier veel beter. Behalve inhoudelijk is het een springplank voor wederzijds begrip en een boost voor het teamgevoel. Zo’n team kent bij voorkeur een zo gevarieerd mogelijke samenstelling, gedacht vanuit karakter, kleur of rol. Denk aan een pragmaticus, een visionair, een strateeg, een theoreticus, een creatief, et cetera.

De impact van zo’n sprint is enorm. Deelnemers vóélen de pijn en het doel. Opdrachtgevers krijgen een veel beter beeld van de complexiteit van ICT-werk.

De Design Sprint kijkt daarbij verder dan de dag van morgen, het is een soort roadmap voor de middellange termijn. Waarbij je snel inzicht krijgt in de haalbaarheid van je ideeën en niet alleen tijd maar ook substantieel kosten bespaart ten opzichte van bestaande trajecten. Op de bouw van een MVP (minimal viable product) realiseer je zomaar een kostenbesparing van 50 procent.

Geen vaktaal

De Design Sprint is opgebouwd in vijf stappen: begrijpen, verbeelden, beslissen, prototype en valideren. Die zijn op hun beurt opgedeeld in een groot aantal oefeningen met een zogenaamde timeboxed-aanpak. Dit vergt focus en alertheid. Snel en actief meedenken. Zowel in teamverband als individueel.

De facilitator, de regisseur van de Design Sprint, zorgt ervoor dat iedereen tijdig zijn oefeningen afrondt en dat deze tot bruikbare resultaten leiden. En dat iedereen zich aan de regels houdt. Want om onder tijdsdruk te presteren moet je streng zijn. Dat betekent: mobieltjes weg, geen vaktaal, geen “ja, maar” en iedereen laten uitpraten.    

Bergen data

Niet elke Design Sprint leidt tot succes. Dat is een risico. Maar zelfs dat is goed om te weten. Want als je na vijf dagen merkt dat je idee faalt, is dat een enorme besparing vergeleken met het alternatief: dat je er pas maanden of zelfs jaren later achter komt. En het mooie is: je kunt direct terugpakken op andere ideeën die op dag twee van de sprint zijn gegenereerd.

Als je echt wilt versnellen, innoveren en het verschil maken in de markt dan is de Design Sprint een ideaal vertrekpunt dat bewezen succes oplevert. Organisaties als Uber, Slack, Nest, The British Museum en Gmail gingen je niet voor niets voor.

Kort samengevat: de Design Sprint levert resultaat in een week. Een werkbaar prototype, wederzijds begrip en bergen waardevolle data. Dat vraagt om vijf volle dagen toegewijd werken, zonder telefoon. Ben jij bereid die investering te doen?